職場討喜不出錯!要『手緊+心寬』

已更新:3月13日

遇到問題時,要能控制自己的心情不受到情緒起伏的影響,然後用最快速、最有效率的方法去解決。


近20年使自己無往不利的心法!

「做事要手緊心寬」

這是我第一份工作總經理送給我的一句話,雖然當時總經理主要是提醒我遇到問題時,要能控制自己的心情不受到情緒起伏的影響,然後用最快速、最有效率的方法去解決,不要手緊心也緊;然而對於當時還是社會新鮮人的我,很難理解它的箇中道理。 如今,這句話早已成為我的座右銘,不論是在職場上還是在生活中,我都會用它來提醒自己。而在工作多年後,我也悟出了兩個心法來實踐它,讓自己獲益不少。今天想藉此機會分享給各位。

『心法一:心定,心不定則臨事必怯。』 職場上每天隨時都有各種狀況發生,產品問題、客戶問題、人員問題更甚至於各種作業流程或管理的問題,當你每天都要面對解決各式各樣的問題時,你的心情怎麼能夠輕鬆的起來。然而,只要先把自己能夠掌控的部份事先準備好,就能夠讓你遇到任何事情,心定而寬心! 「事先準備好」非常重要,以我自己為例,HR部門的日常事務如果能夠標準化流程(SOP)的,我一定及早把SOP建立起來,小則如招募流程、任用流程及薪資發放(Payroll)流程,大則如與總部之間各項配合的作業流程;這樣做的好處是負責的同仁只要按照SOP就能執行各項作業,一旦出了問題,你也可以很快的了解到底是那一個環節出了狀況,並能在最短的時間內解決問題,由於事先清楚流桯內容,因此不管面對任何狀況,你都能掌控自如,當下就比較不會慌了心、亂了手腳。
當然好處不只於此,由於你不用擔心Daily Operation的運作,因此你的80%時間(甚至更多)就可以花在部門更重要的事情上面。另外,當SOP運行一段時間後,你還可以讓負責的同仁提出改善或創新方案,一方面協助部屬成長,一方面讓作業流程運作地更加順暢;最後,如果發生人員異動時,還可以很快地讓新人銜接上手。
再舉一個例子,每個月月初總經理都會召集月會來進行部門檢討,我觀察到許多主管都會在最後一兩天才趕工提交報告,或許是太忙沒有時間。由於是最後一刻才在趕工,因為有時間上的壓力,心情自然不輕鬆,姑且不論產出的品質如何,如果又有突發的事件來插上一腳,肯定手忙、腳亂、心更亂。對於我而言,我至少會在一週前就開始準備,包括相關素材及資料的整理,並且保持隨時記錄的習慣,如果有需要請部屬提供的數據資料(例如召募KPI的統計),也會提前告知,或者平時就責成大家養成統計的習慣,讓整個部門是一個高效率的團隊,但工作心情卻是輕鬆的。

核心觀念:高效率方程式,臨危不亂=未雨綢繆的N次方

『心法二:心細,心不細則處事不周。』
擔任HR主管十多年,雖然我鼓勵部屬勇於嘗試,也允許部屬犯錯,但是對於一些不容許犯錯的事情,是絕對嚴格看待的,例如薪資發放的正確性以及聘僱契約上所載明的任用條件。這些事情除了要求作業同仁必須遵照SOP之外,更會要求他們跟我有同樣的認知,就是東西出去之前細心再細心,檢查再檢查,唯有具備注重細節的Mindset,才會自發性的自我要求。
會有這樣的體認,主要來自於一個至今仍讓我無法忘記的經歷,還好當時處理得宜,才沒有釀成災難。06年我擔任HR主管,負責薪資發放作業的同仁一如往常依SOP結算了薪資,還記得那一天是星期五,作業直到晚上9點多才完成,下班前我特別提醒星期一要把薪資明細寄給副總過目。隔天我臨時進公司加班(還好老天冥冥中有保佑,讓我去公司加班),打開郵件時發現同仁已寄出了檔案郵件,我下意識的流覽了一下,沒想到天大的事情發生了,郵件收件人居然多了一個群組(50多人),更晴天霹靂的是檔案居然沒有加密,這意謂著收件人可以看到公司所有人的薪資明細!

第一時間,我立刻聯絡IT人員緊急協助處理,想盡所有方法,在員工還沒能點開檔案之前刪除了所有人的郵件,才化解了這場災難!最後這位同仁受到了懲處,也調離薪資發放的職位。 核心觀念:「細節」,成就自己非凡的第一步   「魔鬼藏在細節中」這是鴻海董事長郭台銘最常掛在口中的的一句話,細節的掌握,是企業致勝的關鍵。而對於一般的工作者來說,注意細節更是職場致勝的關鍵,也是做到手緊心寬的心法之一。因為,我永遠記得這個險些釀成大禍的例子,心不細則處事不周,小則出狀況,大則出亂子,一點也不可掉以輕心


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